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7 Minuten Lesedauer

Es betrifft so gut wie jeden auf der Welt. Insbesondere Selbstständige oder Unternehmer. Du hast Berge voller Arbeit und Aufgaben zu erledigen, hast keine Ahnung, an welcher Stelle du anfangen sollst all die Aufgaben abzuarbeiten und wo überhaupt die Prioritäten liegen. Auf der einen Seite hast du völligen Stress und bist nur am Arbeiten. Auf der anderen Seite sitzt du plötzlich da und verlierst dich auf Facebook und Instagram. Hältst Meetings über Stunden, die eigentlich, wenn du mal so reflektierst, auch auf 30min komprimiert hätte werden können. Telefonierst ewig mit deiner Familie oder Bekannten über unwichtige Dinge die dich nicht an deine gesetzten Ziele bringen. Mit dem Ergebnis, dass du am Ende des Tages weiterhin unter Stress leidest, weil du deine Aufgaben nicht erledigt bekommen hast und dich unproduktiv fühlst. Die unerledigten, wichtigen Aufgaben die dich wirklich ans Ziel bringen verschieben sich auf den nächsten Tag oder du nimmst sie mit nach Hause. Nicht gerade förderlich für einen entspannten Feierabend.

Es gibt einige Dinge, die beachtet werden können, um die eigene Produktivität zu steigern, ein besseres Zeitmanagement zu haben und somit mehr Ausgleich für dich und dein Leben zu schaffen.

Vorab möchten wir mit dir zwei Begriffe klären. Effektivität und Effizienz. Effektiv ist eine Tätigkeit, die zum gewünschten Ergebnis führt. Effizient ist etwas mit möglichst wenig Aufwand zu erledigen. Du kannst also Dinge effizient erledigen, die jedoch in eine völlig falsche Richtung gehen. Du kannst super effizient das Büro putzen, jedoch ist es nicht besonders effektiv dich in deinem Business weiterzubringen. Effektiv und effizient wäre es eine Putzhilfe zu engagegieren. Für eine hohe Produktiviät braucht du daher Effizienz in den Tätigkeiten, um zügig arbeiten zu können, jedoch vorallem Effektivität um auch die richtigen Dinge zu tun.

Nun, da wir Effizienz und Effektivität geklärt haben, können wir über deine Produktivität und dein Zeitmanagement reden.

Hast du schon von Work-Life Balance gehört? Ein wichtiges Thema für dein Zeitmanagement.

Auch wenn dieser Begriff belächelt wird, ist er gerade in unserer heutigen Gesellschaft wichtig zu lernen die Waage zwischen Arbeit und Entspannung zu halten. Selbst wenn du dich mit deinem Herzensprojekt in deinem eigenen Business verwirklicht hast, das tust, was dich jeden Tag begeistert, gibt es auch hier Phasen, die besonders anstrengend sind. Sich zu Tode zu arbeiten, im Hamsterrad zu sein, von morgens bis abends und abends bis morgens, ist nicht gerade ein lohnendes Ziel. Du fühlst dich schlecht, weil du gestresst bist, dich unproduktiv fühlst und das Leben durch die Einseitigkeit irgendwann grau wird. Diese Unausgeglichenheit kann sich auf Dauer auf deine Gesundheit auswirken. Ist die Gesundheit einmal beeinträchtigt, fängt die Abwärtsspirale schnell an. Sorge für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Erholung. Auch wenn viele Aufgaben mit hoher Priorität zu erledigen sind. Nur wenn es dir gut geht, bist du dauerhaft leistungsfähig und kannst deine Arbeitsproduktivität steigern und so deiner Arbeit dementsprechend zu 100% nachkommen.

Als nächstes solltest du dir die Zeitfresser in deinem Leben anschauen die keine Priorität haben und zusätzlich deiner Produktivität im Wege stehen. Wenn du diese minimierst, schaffst du dir mehr freie Arbeitszeit, eine höhere Arbeitsproduktivität und auch mehr qualitativ hochwertige Freizeit.

Jeder kennt es. Das Thema unliebsame Aufgaben. Auf der Liste stehen zum Beispiel Punkte, die immens Zeit fressen und vielleicht auch keinen Spaß machen, aber zum Ziel führen und eine hohe Priorität besitzen. Nerven uns solche Tätigkeiten, benötigen wir meist extra viel Zeit und sind alles andere als effektiv. Manche Aufgaben sind langfristig betrachtet wichtig und bringen dich und dein Unternehmen zum Ziel. Andere sind zwar nicht wichtig, aber in der aktuellen Situation dringend.

Dann gibt es wiederum Aktivitäten, die zu keiner Produktivität führen, keine Priorität und nur die Ablenkung zum Ziel haben. Eine Runde Facebook, Instagram und Co. Der neuste Klatsch und Tratsch der Kollegen. Auf Amazon nach der neusten Technik schauen, die eigentlich gar nicht gebraucht wird. Die Liste ist endlos. Laut einer Studie verbringt der Durchschnittsbürger mindestens 4 Stunden pro Tag vor dem TV, im Internet, am Handy oder in den Social Media. Neuere Studien gehen sogar auf 6 Stunden täglich hoch – erschreckend! Was du alles mit dieser Zeit sinnvoll machen könntest …

Doch es gibt auch Maßnahmen für ein effektives Zeitmanagement um zum Beispiel wichtige Aufgaben zu erledigen. Für ein gutes Zeitmanagement nimmst du dir deinen Tagesplan und notierst dir deine heutigen Tätigkeiten inklusive der benötigten Zeitfenster. Schreibe auch auf, ob du alles hintereinander erledigt, oder dich zwischendurch abgelenkt hast. Es gibt keine Unterschiede in den Prioritäten, notiere wirklch alles. So kannst du schnell die unnützen oder ungeliebten Tätigkeiten herausfinden und lernen, wie du dein Zeitmanagement noch effektiver und effizienter gestalten kannst. Dann überlege dir, welche Maßnahmen Du ergreifen kannst, um sie zu eliminieren oder einzudämmen, wenn sie unnütz sind, oder abzugeben, wenn sie notwendig sind, aber ungeliebt. Es kann schon einen Unterschied machen, bei einem Telefonat vorher anzukündigen, dass du nur ein paar Minuten Zeit hast und ihr zügig zum Ergebnis oder Ziel kommen müsst. Oder du engagierst eine Assistenz, die z.B. die Termine koordiniert und auf dein Zeitmanagement achtet, Neukunden auf Xing anschreibt etc. Schaue, was dich deinem Ziel am zügigsten und effektivsten näher bringt und damit deine Produktivität steigert. Wenn es dir schwer fällt Prioritäten zu setzen, können dir eventuell die folgenden Aufstellungen und Tipps für dein Zeitmanagement und deine Produktivität helfen.

Die ich kann/ ich kann nicht/ ich will/ ich will nicht Liste

Unliebsame Aufgaben, die einen einfach nur nerven und keinen Spaß machen, gibt es in jedem Leben egal ob sie oberste Priorität haben oder nicht. Nehmen sie Überhand an, verlierst Du jegliche Motivation. Eine Möglichkeit damit umzugehen, ist es vier Listen anzufertigen.

1. Dinge die ich kann

2. Dinge die ich nicht kann

3. Dinge die ich tun möchte

4. Dinge die ich nicht tun möchte

Nur weil ich etwas kann, heißt es nicht, dass ich auch Lust darauf habe. Hier solltest Du überlegen, was Du automatisieren kannst. Vielleicht hilft ein Akquiseleitfaden zur Neukundengewinnung dabei, neue Telefonisten schnell einzuarbeiten, ohne, dass du es jedes mal alles persönlich erzählen musst. Für weitere Punkte, die ich entweder nicht selbst kann oder schlichtweg nicht machen möchte, kann ich mir Hilfe suchen oder Methoden überlegen, die effektiver und effizienter sind. Zum Beispiel suche ich einen Steuerberater oder jemanden, der das Marketing übernimmt. Auf diese Weise minimierst du Stück für Stück alle unliebsamen Aufgaben und kannst deine Priorütäten neu setzen. Das macht einen gewaltigen Unterschied in deinem Zeitmanagement aus.

Deine Berater solltest du hierbei genau auswählen und gut bezahlen. Ansonsten lernst du aus Schmerzen und hast teures Lehrgeld. Eine super Dienstleistung hat seinen Preis. Frage dich aber immer, wie viel Zeit und damit Geld du dir sparst – wie hoch ist dein Stundenlohn? Wie viele Neukunden könntest du in der Zeit gewinnen, in der du die Buchhaltung machst? Und natürlich auch die Nerven, die geschont werden. Genauso bei deinen Mitarbeitern oder Partnern, die dir Arbeit abnehmen. Natürlich kostet ein guter Telefonist nicht nur 9€. Er wird dir aber unheimlich schnell sehr viel Geld einspielen. Sieh also immer das Ganze und nicht nur die Summe, die du zu Beginn investieren darfst.
Normalerweise tauschen die Leute Zeit gegen Geld (du gehst 8 Stunden arbeiten und bekommst ein Gehalt). Erfolgreiche Menschen tauschen Geld gegen Zeit. Sie kennen die Bedeutung und den Wert ihrer eigenen Zeit und versuchen mehr davon zu bekommen. So überlegen sie, was sie an andere abgeben können und bezahlen sie dafür. Ihre freigewordene Zeit nutzen sie sinnvoll, entweder zur Erholung, oder für ihr Kerngeschäft, welches ihnen noch mehr Einkommen generiert und um ihre Ziele zu erreichen die sie sich gesetzt haben.

Kommen wir nun zu den Klassikern. Kaum ein Tool bezüglich Zeitmanagement, Produktivität oder Effektivität geht ohne diese Liste:

Die To-Do-Liste

Um den Überblick über alle anstehenden Aufgaben nicht zu verlieren und effizient sowie effektiv arbeiten zu können ist es wichtig, eine tägliche To-Do-Liste anzufertigen und Prioritäten zu setzen. Es ist die Basis eines guten Zeitmanagements. Schreibe alle Punkte nieder, die getan werden müssen. So bekommst du auch deinen Kopf frei und musst keine Angst haben, Aufgaben zu vergessen. Deine Liste kannst du nun nach dem Eisenhower-Prinzip einteilen und nach Prioritäten kategorisieren. Da aber oft auf einer To-Do-Liste nur kleinere, unwichtigere Aufgaben stehen, möchten wir gerne noch eine weitere Liste anmerken: die Zielerreicheraktivitätenliste. Liste hier 6 Aktivitäten auf, die dich deinem Ziel an diesem Tag einen großen Schritt näher bringen.

Die To-Be-Liste

Die eine Seite ist sich bewusst zu sein, was alles erledigt werden muss. Die andere zu wissen, wie du sein möchtest. Zu welcher Person willst du dich entwickeln? Natürlich ist alles ein Prozess und geht nicht von heut auf morgen. Wir dürfen lernen uns ein klares Bild von unseren Vorstellungen zu machen und Ziele zu setzen. Doch wenn du eine Ahnung hast, wer und wie du sein willst, kannst du dir die Schritte dahin überlegen. Such dir Vorbilder, Menschen die schon so sind. Wie sieht ihr Tag aus? Was für Aufgaben haben sie zu erledigen? Was sind ihre Prioritäten? Was machen andere für sie? Wie ist seine Denkweise? Ein Unternehmer mit vielen Angestellten hat andere Aufgaben zu erledigen als ein frischer Selbstständiger. Sein Zeitmanagement ist meist ausgereifter. Ein selbstständiger Millionär hat andere Gedankengänge als ein klassischer Beamter. Er setzt andere Prioritäten. Führe dir immer wieder vor Augen, wo dein Weg hinführen soll. Vielleicht findest du auch einen Mentor, der dich auf diesem Weg begleitet und anleitet. Eventuell können wir dir dabei helfen. Wir gehen mit dir deine Ziele und Visionen für dich und dein Leben durch und geben dir Werkzeuge an die Hand, wie du sie auch realisieren kannst. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, komm einfach auf uns zu.

Um ein gutes Prioritätenmanagement zu erreichen (ja, weil Zeit kannst du nicht managen, nur deine Prioritäten verschieben), die Produktivität zu steigern und mehr Effektivität sowie Effizienz zu erlangen, haben sich einige Menschen über die Umsetzung Gedanken gemacht. Die folgenden Tools sind die geläufigsten für das private und unternehmerische Zeitmanagement.

1. Das Eisenhower-Prinzip

Diese Methode ist dazu da, die anstehenden Aufgaben Prioritäten zuzuordnen (nach ihrer Dinglichkeit und Wichtigkeit) und in Kategorien aufzuteilen. So dezimieren sich die Aufgaben. Weiterhin erkennst du, welche Aufgaben abgegeben werden können und wann du was selbst zu erledigen hast. Voraussetzung ist, dass du kompetente Personen hast, die diese Aufgaben auch übernehmen können.

Kategorie A: Wichtig und dringend – sollte sofort selbst erledigt werden und hat eine hohe Priorität

Kategorie B: Wichtig, aber nicht dringend – sollte terminiert und selbst (oder sehr kompetenter und zuverlässiger Mitarbeiter) erledigt werden

Kategorie C: Nicht wichtig, aber dringend – sollte an kompetente Mitarbeiter abgegeben werden

Kategorie D: Nicht wichtig, nicht dringend – kann in den Papierkorb

Wenn Du anfängst alles nach dieser Gliederung einzuordnen, wirst du schon einmal viel Klarheit in deinen Aufgabenplan und dein Zeitmanagement bekommen.

2. Die Pomodoro-Technik

Diese Technik basiert darauf, dass deine Aufgaben und deine Zeit in kleine Blöcke aufgeteilt werden. Folgende fünf Schritte sind hierfür zu beachten:

1. Deine Aufgaben werden schriftlich formuliert und nach Prioritäten aufgelistet.

2. Die Zeitumfang wird geschätzt

3. Ein Wecker wird auf 25 Minuten gestellt und die Aufgabe so lang bearbeitet, bis er klingelt. Bis du noch nicht fertig geworden, markiere die Stelle um dort fortfahren zu können.

4. Mache eine kurze 5-Minuten-Pause

5. Nach 4 solcher Blöcke (25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause machen) legst du eine längere Pause von 15-20 Minuten ein.

Die Pomodoro-Technik soll die Konzentration aufrecht erhalten und Ablenkungen verringern. Störungen (z.B. Anrufe) werden im Nachhinein bearbeitet. So erreichst du eine höhere Produktivität und Effektivität. Gemeinsam mit der Eisenhauer-Methode erreichst du so ein super Zeitmanagement und eine erhöhte Arbeitsproduktivität.

Du kannst selbst entscheiden, welche Methode für dich ansprechend und leicht umsetzbar ist. Doch ein Punkt ist noch von besonderer Wichtigkeit. Entscheidungen treffen.

Der Beginn jeder Erfolgsgeschichte beginnt damit, dass eine Entscheidung getroffen wird. Erfolgreiche Personen haben es zur Gewohnheit gemacht. Sie treffen schnelle Entscheidungen und können auch Aufgaben delegieren. Bei wichtigen Entscheidungen holen sie sich alle benötigten Informationen. Liegen diese dann vor, entscheiden sie sich schnell. Bei unwichtigen Dingen, wie die Wahl des Mittagessens, entscheiden sie zügig und aus dem Bauch heraus. Sie wissen, dass ihre Intuition effizienter und genauer Entscheidungen treffen kann als die Logik in ihrem Kopf.

Alles beginnt bei dir. Dein Zeitmanagement kann noch so gut sein, Effektivität und Produktivität noch so toll… wenn du nicht weißt, was dein Ziel ist, wirst du zwar super effektiv deine Arbeiten erledigen, doch wirklich weiter bringt sie dich nicht. Doch du kannst eine Entscheidung für dich und dein Leben treffen. Wenn du Unterstützung dabei benötigst, können wir dir weiterhelfen. Wir haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Menschen bei der persönlichen Entwicklung und Umsetzung ihrer Ziele zu unterstützen. Wir haben erkannt, dass die Ausrichtung des Geistes das Fundament unserer Welt ist. So wie wir denken und fühlen, so leben wir. Wir fühlen und handeln nach dem, was unsere Gedanken uns vorgeben.

Von Herzen,

Patrick und Theresa

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von PatrickK Lesedauer: 8 min
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